Herramientas útiles para emprendedores que trabajan en equipo
Existen múltiples herramientas que ayudan a gestionar el trabajo que equipos, dentro de una empresa, o trabajadores independientes realizan entre ellos.
De momento, te presento estas herramientas muy útiles que pueden ayudarte en la organización del día a día en el trabajo en equipo, las 4 primeras son las más conocidas.
Herramientas que te serán de utilidad
1.- Teams: permite realizar reuniones, videoconferencias, tiene chat, se pueden compartir documentos y calendarios, automatiza tareas rutinarias, pueden trabajar varios miembros del equipo a la vez en el mismo documento, se pueden crear canales privados y, desde dentro, puedes acceder a cualquier aplicación de Microsoft.
Teams permite mantener una comunicación efectiva entre los miembros de un equipo. Además, es posible organizar conversaciones en canales separados para discutir diferentes temas y mantener una mejor organización.
2.- Slack: permite chatear, conectar con aplicaciones y herramientas de sofware, enviar mensajes y archivos de forma organizada, crear canales privados o compartidos, realizar archivos, links compartidos o personas, agregar aplicaciones sin salir de Slack, realizar llamadas de voz o vídeo con otro miembro del espacio de trabajo, adjudicar roles a cada miembro del equipo y funciones más avanzadas en la versión pago.
La usabilidad de slack es fácil y permite a los miembros del equipo interactuar de forma fluida y ordenada al permitir la creación de distintos canales para tratar distintas cuestiones de forma diferenciada. Esto, a su vez, permite dirigirse a los miembros que estén participando de esa actividad concreta y no a todos para no infoxicarlos y, además, facilita la resolución de problemas de forma más rápida.
3.- Asana: permite gestionar diversos proyectos al mismo tiempo, planificar y organizar el paso a paso, visualizar de forma rápida el estado y progreso de cada proyecto, crear cronogramas, puedes ver la carga laboral de cada miembro del equipo, integrar dentro de la aplicación el email, archivos, tickets y demás y convertir los procesos habituales en plantillas para no tener que partir de cero cada vez que se vaya a realizar un mismo proceso.
Asana permite organizar proyectos en tareas y subtareas, asignar responsabilidades a los miembros del equipo y establecer plazos y fechas límite para cada tarea. Esto facilita la planificación, el seguimiento del progreso del proyecto y el cumplimiento de los plazos establecidos.
4.- Trello: permite organizar equipos, observar de un solo vistazo el estado de cada proyecto, añadir comentarios y archivos adjuntos, automatizaciones integradas de flujos de trabajo con Butler, calendario, tarjetas y tableros, sincronización en todos los dispositivos en los que utilices esta herramienta, y más. Los miembros del equipo pueden mover las tarjetas de una columna a otra del tablero para indicar el estado de cada tarea.
5.- Bitrix 24: permite videoconferencias, chatear, integra calendario, se pueden intercambiar documentos, posee herramientas de comunicación interna, se puede observar la carga de trabajo y administrar dicha carga y se puede acceder desde cualquier dispositivo, entre otras.
La combinación de herramientas de gestión de proyectos, comunicación, colaboración, marketing y ventas en una sola plataforma facilita la integración de las diferentes áreas de la empresa y la gestión unificada de los procesos de negocio sin que un área invada la otra pero sí pueda visualizarla.
6.- Monday: permite gestionar distintos proyectos a la vez, tiene sistema de reportes, herramientas de planificación, correo electrónico, CRN, notificaciones en tiempo real, importar proyectos desde otras herramientas como Asana, conectar otras herramientas que ya se usasen antes como Zoom, Slack, el correo electrónico, el calendario, hojas de cálculo, etc.
Permite personalizar el flujo de trabajo y las visualizaciones para adaptar a las necesidades y preferencias de cada equipo. Los usuarios pueden crear tableros personalizados, establecer reglas automatizadas y crear flujos de trabajo únicos.
7.- Sinnaps: permite detectar sobreasignaciones, hacer proyección de gasto y consumo de recursos, gestionar costes, elaborar presupuestos, se pueden hacer webinars, cursos y exámenes online El modo aula permite incluir vídeos, tutoriales, ejercicios…,
Además, arroja informes detallados y control de KPI’s, prioriza automáticamente las actividades de cada usuario, puedes crear alarmas e informes semanales, integra chat privados y grupos de conversación, herramientas para imputar horas en remoto, etc.
Sinnaps también utiliza el método de la “ruta crítica” para planificar proyectos, lo que permite identificar las tareas críticas y establecer una línea de tiempo para el proyecto. Esto facilita la planificación y el seguimiento del progreso del proyecto.
Para los que no sepáis que es eso de la “ruta crítica” os aclaro que se trata de una técnica, utilizada en la gestión de proyectos, que se enfoca en identificar las tareas críticas y la secuencia de actividades necesarias para completar un proyecto en el menor tiempo posible.
8.- Clickup: permite gestionar proyectos, tiene chat, implementa correo electrónico, tienes lista de tareas pendientes, intercambio de documentos, puedes crear eventos, recordatorios, seguimiento de objetivos, tareas y el tiempo dedicado, puedes capturar pantalla y grabar, posee hojas de cálculo…
ClickUp es muy flexible y puede ser adaptado a las necesidades y preferencias de cada equipo. Los usuarios pueden personalizar la visualización, las notificaciones, las reglas automatizadas y otros aspectos para adaptarse a su flujo de trabajo y sus objetivos.
9.- Ghazal App: permite crear tu propia agencia digital en la que poder llevar un control de tus proyectos, equipos, asignación de miembros a cada proyecto, gestión de proveedores, control de objetivos, financiación de proyectos, contacto directo con los clientes, envío y seguimiento de presupuestos, asistente virtual 24/7…
En definitiva, cuenta con herramientas comerciales, de gestión de proyectos y de atención al cliente, todo lo que necesita cualquier freelance y emprendedor que trabaja en colaboración con otros emprendedores.
Además, fortalece el vínculo con tu cliente porque permite involúcralo en cada proceso y crear y envía propuestas de diseño a tu cliente con un porcentaje de acierto de hasta el 85%, por lo que ahorrarás en correcciones ganando tiempo y productividad.
10.- Zoom: tal vez, sea una de las más conocidas y usadas actualmente. Permite realizar reuniones virtuales en tiempo real con video y audio de alta calidad, lo que facilita la comunicación entre los miembros del equipo y mejora la colaboración. No necesita registro para poder usarla o acceder a una reunión por esta vía. El modo galería, permite ver en pantalla hasta 49 participantes a la vez. Es posible grabar la video conferencia, en el ordenador queda grabado en “documentos – zoom”, mientras que desde la app queda grabado en la nube.
¿Qué te parecen? ¿Recomendarías alguna más?